Как стать экcпертом Excel: топ-7 полезных навыков

Каждый человек хотя бы раз пользовался Microsoft Excel, но далеко не все знают, как правильно работать с этой программой. Excel упрощает выполнение практически любой задачи, будь то фильтрация больших наборов данных или создание диаграмм в документе. Далее мы расскажем о нескольких простых и полезных приемах, которые используют знатоки Excel.

Визуализируйте данные со спарклайнами

Недостаточный уровень визуализации данных — это одно из главных неудобств для пользователей Excel, так как основная часть информации в программе носит числовой характер. Спарклайны решают эту проблему, позволяя размещать небольшие диаграммы внутри ячеек. С помощью этой функции можно изображать бизнес-тренды, экономические циклы или выделять минимальные и максимальные значения. Спарклайны находятся в меню Вставка ⇢ Спарклайны.

Используйте социальный граф

Функция социального графа позволяет вставлять в ячейку символы человечков для отображения статистики по пользователям или участникам. Это отличный способ визуализировать информацию, связанную с потребителями, например, количество пользователей приложения или число новых клиентов за год. Этот инструмент находится в разделе Настройки ⇢ Социальный граф. Там же можно настроить желаемый цвет, размер и стиль графика.

Фильтруйте данные

Наверняка вы много раз пользовались фильтрами на популярных сайтах, например, при выборе жилья для отпуска или поиске лучших онлайн-казино. Однако не все знают, что такая функция есть и в Excel. Срез не только отфильтровывает данные в Excel или сводных таблицах, но и упрощает восприятию информации на экране. Чтобы воспользоваться им, нажмите в любом месте таблицы Excel, а затем Перейти к таблице ⇢ Вставить срез. Далее выберите нужные поля и отфильтруйте данные.

Освойте мгновенное заполнение

Мгновенное заполнение — это умный инструмент, который автоматически определяет наличие шаблона и соответствующим образом заполняет нужные ячейки. Возьмем, к примеру, список имен и фамилий. Функция мгновенного заполнения позволяет разделить их на две разные ячейки, озаглавив как «имя» и «фамилия», или наоборот — объединить имена и фамилии из двух разных столбцов. И хотя автозаполнение ячеек в Excel может показаться сложной функцией, она помогает сэкономить немало времени, если в ней разобраться.

Используйте формат по образцу

Это быстрый и простой способ сделать таблицу более аккуратной, организованной и последовательной с помощью выбора цвета, размера и стиля шрифта для определенных областей. Чтобы воспользоваться этим инструментом, выделите ячейки, которые хотите скопировать, нажмите на значок кистм, а затем — на место для переноса формата. Таблицы Excel с форматом по образцу выглядят более профессионально, а их оформление не требует много времени.

Вставьте снимок экрана

В наше время все одержимы фотографиями, однако эти фотографии также можно использовать в Excel для экономии времени и сил. Вместо обычного копирования и настройки всех шрифтов и цветов, сделайте снимок экрана, чтобы создать точную копию текущего набора данных. Для этого перейдите во вкладку Вставка ⇢ Иллюстрации ⇢ Снимок. Помимо этого, функция удобна тем, что при изменении скопированной рабочей области старая соответственным образом обновляется и наоборот!

Используйте таблицы

Таблицы организуют данные и придают документу профессиональный вид. В новых версиях Excel создавать таблицы очень просто: выделите ячейку или диапазон, затем перейдите в меню Вставка ⇢ Таблица. Далее выберите стиль и нажмите OK. В таблицу можно вносить любые данные, а также использовать упомянутые выше функции. С этими несложными хитростями вы сможете составлять рабочие книги на уровне профессионала.