Распространенные ошибки тайм менеджмента

Все мы пытаемся самым наилучшим образом организовать свое личное и рабочее время, но немногим это удается в полной мере. Сегодня мы поговорим, почему, и как это исправить.

1. Берем на себя слишком много

Вы можете высоко оценивать свой потенциал. Но не переусердствуйте. В какой-то момент вы можете переоценить свои силы, и взять на себя слишком много. Это может вызвать стресс и падение эффективности.

Избежать этого вы можете так:

– Научитесь говорить “нет”. Установите для самого себя разумные пределы нагрузки. Если их не существует, окружающие привыкают к тому, что вас можно нагрузить работой в любой момент.

– Просите помощи. Это также может быть трудно, как и сказать “нет”. Хотя, любой настоящий завал работы учит вас этому в рекордные сроки.

– Упорядочивайте. Возможно, вам не нужно делать и половины того, что вы ежедневно делаете. Например, используя известное правило 80%-20%, вы можете избавиться от тех действий, которые, как таковые, не обладают высокой степенью отдачи, но загромождают рабочий день. Точно также, как вы выбрасываете из шкафа ненужные вам вещи, занимающие место, но неудобные в носке, так и из вашего списка дел нужно исключить все бесполезные мелкие задачи, которые, по большому счету, и не нужны.

2. Ничего не планируем

Это может занять много времени и сил. Но того стоит. Начинайте думать не о том, что вы будете делать, а о том, что вы хотите сделать.

Эффективное планирование разрабатывается во многих отраслях, существует множество различных методик, доступных в сети.

Постарайтесь выяснить, куда уходит ваше время. Может быть, вы сможете сэкономить минуты и часы, просто отправив несколько писем и сделав пару телефонных звонков.

Конечно, не все будет получаться именно так, как вы запланировали, но даже элементарные наброски списка дел существенно облегчают вашу работу.

3. Усложняем системы управления

Системы управления временем могут быть очень сложны. Если в вашем случае это работает, это прекрасно. Но бывает, что вы насаждаете сами себе совершенно ненужные вам сложные методы планирования, которые только путают вас, и отнимают огромное количество времени, потраченного на их изучение и введение.

Упрощайте – избавляйтесь от навороченных инструментов. Если вы будете в них нуждаться, вы всегда можете ввести их вновь, если же нет – значит, они только мешают. Чем больше вы привлекаете различных устройств и приемов, тем больше и больше вам требуется: из-за того, что они не работают, или работают неэффективно, вам кажется, что этого мало, и нужно ввести что-то еще. А вместо того – просто отбросьте все системы организации, может, вам проще без них, по старинке?

4. Мы бываем заняты, но не продуктивны

Как вы проводите свой рабочий день? Конечно, по горло в делах. Но каких? Деловитое ничегонеделание, нарочное или непроизвольное – одно из самых яростных убийц вашего времени. Вы постоянно заняты, у вас буквально ни минуты свободной, в конце же дня вы видите, что выполненных задач чрезвычайно мало, или же они несущественны. И это при том, что вы напряженно работали.

Помните хорошее и простое правило: прежде, чем приниматься за любое задание, спрашивайте себя: “Это нужно?”

Что может быть проще, казалось бы? И, тем не менее, это приучит вас всегда анализировать пользу любого дела прежде, чем вы потратите на него свое время.

5. Вводим многозадачность

Без сомнения, для многих компаний и работников многозадачность – отличное решение. Но не для всех.

Огромное количество различных методик тем и обусловлено, что они подходят не каждому. То, что многозадачность помогает многим увеличить темпы работы не означает, что он увеличится и у вас. Если вам легче работать только над одной задачей в данный конкретный момент времени – сосредоточьтесь только на ней.

6. Мало записываем

Наша память неидеальна, поэтому пометки и записи – необходимое условие вашей успешной работы.

– Все ваши самые лучшие идеи не будут оседать в глубинах вашего мозга, чтобы потом быть обнаруженными у конкурентов.

– Вы освобождаете свой мозг для анализа и созревания новых идей. Вы более спокойны и уравновешены, если вам не приходится держать в голове множество ненужных мелочей.

– Вернитесь к пункту 4: ваши записи вы можете использовать как напоминание о вашей конечной цели.